AI 가이드 생성기 사용하기

AI 가이드 생성기는 프로세스 맵의 BPMN 다이어그램과 액티비티 정보를 기반으로 상세한 프로세스 실행 가이드를 자동으로 생성해주는 강력한 기능입니다. 이 기능을 통해 업무 매뉴얼 작성에 소요되는 시간을 크게 줄이고, 일관된 형식의 프로세스 가이드를 손쉽게 작성할 수 있습니다.

AI 가이드 생성기 개요

AI 가이드 생성기는 다음과 같은 장점을 제공합니다:

• 자동화된 문서 생성: BPMN 다이어그램을 분석하여 프로세스 단계별 가이드를 자동 생성
• 맞춤형 요구사항 반영: 특정 요구사항이나 강조점을 반영한 가이드 생성 가능
• 실시간 편집: 생성된 가이드를 실시간으로 편집 및 보완 가능
• 풍부한 서식: 목차, 단계별 지침, 표, 강조 블록 등 다양한 서식 자동 적용

AI 가이드 생성 방법

가이드 탭으로 이동

1. 프로세스 맵 편집기에서 오른쪽 패널의 "가이드" 탭을 선택합니다.
2. 가이드 탭에서는 기존 가이드를 확인하거나 새 가이드를 생성할 수 있습니다.

AI 생성 기능 실행

1. "AI 생성" 버튼을 클릭합니다.
2. 요구사항 입력 대화상자가 나타납니다.

요구사항 입력

프로세스 가이드 생성을 위한 요구사항을 입력합니다:

1. 대화상자에 요구사항을 자연어로 입력합니다.
2. 특정 내용을 강조하거나 특별히 다루어야 할 부분을 언급할 수 있습니다.
3. "생성하기" 버튼을 클릭합니다.

효과적인 요구사항 작성 방법

• 프로세스의 목적과 중요성을 명시합니다.
• 특별히 상세한 설명이 필요한 부분을 언급합니다.
• 대상 독자나 사용자 그룹을 지정합니다.
• 가이드에 포함되어야 할 특정 섹션을 요청할 수 있습니다.

예시: "이 프로세스는 신규 직원 온보딩을 위한 것으로, 인사팀과 IT팀의 협업 과정을 상세히 설명해주세요. 특히 시스템 접근 권한 부여 단계를 강조하고, 신규 입사자용 체크리스트 섹션을 포함해주세요."

가이드 생성 및 스트리밍

요구사항을 입력하고 생성 버튼을 클릭하면 AI가 가이드를 생성하기 시작합니다:

1. 생성 과정이 실시간으로 화면에 표시됩니다(스트리밍).
2. 생성 중에는 취소 버튼을 통해 언제든지 중단할 수 있습니다.
3. 생성이 완료되면 자동으로 편집 모드로 전환됩니다.

생성된 가이드 편집하기

편집 모드와 미리보기 모드

생성된 가이드는 두 가지 모드로 볼 수 있습니다:

• 편집 모드: 가이드 내용을 직접 수정할 수 있는 모드
• 미리보기 모드: 최종 사용자에게 보여질 형태로 가이드를 미리보는 모드

모드 전환은 상단의 "편집" 또는 "미리보기" 버튼을 통해 가능합니다.

리치 텍스트 편집

편집 모드에서는 리치 텍스트 에디터를 통해 다양한 서식을 적용할 수 있습니다:

• 텍스트 스타일(굵게, 기울임, 밑줄 등)
• 글머리 기호 및 번호 매기기
• 제목 레벨 조정
• 표 삽입 및 편집
• 링크 추가
• 이미지 삽입

단계별 지침 구조화

가이드는 일반적으로 다음과 같은 구조로 생성됩니다:

1. 개요: 프로세스의 목적과 배경 설명
2. 참여자 및 역할: 프로세스 관련 참여자와 책임
3. 필요 시스템 및 도구: 프로세스 실행에 필요한 시스템과 도구
4. 단계별 지침: 각 활동별 상세 실행 방법
5. 예외 처리: 예외 상황 발생 시 대응 방법
6. 참고 자료: 관련 문서 및 자료

이 구조는 필요에 따라 편집하여 조정할 수 있습니다.

가이드 활용하기

가이드 저장

편집이 완료된 가이드는 프로세스 맵 저장 시 함께 저장됩니다:

1. 프로세스 맵 상단의 "저장" 버튼을 클릭합니다.
2. 가이드 내용이 프로세스 맵 버전의 일부로 저장됩니다.

PDF 내보내기

생성된 가이드는 PDF 형식으로 내보낼 수 있습니다:

1. 가이드 탭 상단의 "PDF 내보내기" 버튼을 클릭합니다.
2. 파일 이름과 저장 위치를 지정합니다.
3. PDF 문서가 생성됩니다.

다른 문서와 연계

생성된 가이드는 다른 문서 유형과 연계하여 활용할 수 있습니다:

• 사용자 매뉴얼: 프로세스 가이드를 사용자 매뉴얼에 포함
• 운영 매뉴얼: 시스템 담당자를 위한 운영 매뉴얼에 통합
• 교육 자료: 신규 직원 교육이나 역량 강화 훈련 자료로 활용

AI 가이드 생성기 고급 활용

템플릿 활용

자주 사용하는 형식의 가이드를 템플릿으로 저장하고 활용할 수 있습니다:

1. 기존 가이드의 구조와 형식을 템플릿으로 저장합니다.
2. 새 가이드 생성 시 템플릿을 기반으로 콘텐츠를 생성할 수 있습니다.

액티비티 정보 연동

액티비티 패널에서 입력한 상세 정보가 가이드 생성에 활용됩니다:

• 액티비티 설명: 각 단계에 대한 기본 설명으로 사용
• 수행 절차: 단계별 상세 지침으로 변환
• 입/출력 설명: 입력 데이터와 결과물 설명에 활용
• 시스템 정보: 필요 시스템 및 접근 방법 안내에 활용

TIP

액티비티 패널에서 상세 정보를 충실히 입력할수록 더 정확하고 상세한 가이드가 생성됩니다.

다국어 가이드 생성

AI 가이드 생성기는 다양한 언어로 가이드를 생성할 수 있습니다:

1. 요구사항 입력 시 원하는 언어를 지정합니다.
2. 또는 생성 후 다른 언어로 번역을 요청할 수 있습니다.

모범 사례

효과적인 가이드 작성을 위한 팁

1. 명확한 요구사항 제공: AI에게 구체적인 지침과 기대사항을 제공합니다.
2. 단계적 접근: 생성된 가이드를 기반으로 점진적으로 개선합니다.
3. 실제 사용자 피드백 반영: 가이드 사용자의 피드백을 수집하여 개선합니다.
4. 일관된 용어 사용: 조직 내 표준 용어를 사용하도록 요청합니다.
5. 시각적 요소 활용: 다이어그램, 스크린샷, 아이콘 등을 적절히 활용합니다.

가이드 품질 향상을 위한 체크리스트

• [ ] 모든 프로세스 단계가 포함되어 있는가?
• [ ] 각 단계별 담당자와 책임이 명확한가?
• [ ] 필요한 시스템과 도구에 대한 정보가 충분한가?
• [ ] 예외 상황 처리 방법이 설명되어 있는가?
• [ ] 용어와 약어에 대한 설명이 포함되어 있는가?
• [ ] 프로세스 완료 후 확인 사항이 명시되어 있는가?